もしかして、あなたの会社でもまだ紙の書類が山積みになっていませんか？「承認のために書類が回ってくるのを待つ」「棚から過去の書類を探すのに一苦労」といった経験、きっと少なくないはずです。
そんな紙の申請・承認業務が抱える共通の悩みを、業務用・産業用加湿器のリーディングカンパニーであるウエットマスター株式会社が、クラウド型ワークフローシステム「Create!Webフロー Cloud」を導入することで見事に解決しました。
導入前の「あるある」な課題、あなたの会社にもありませんか？
ウエットマスター株式会社が長年抱えていたのは、主に部品設計図の検図や協力会社への図面提供を紙の原本で行っていたことによる、次のような課題でした。
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承認待ちのタイムロス: 部品図面の検図や承認は紙の原本回覧で行われ、担当者間の受け渡しに時間がかかり、業務が停滞しがちでした。
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探す手間、差し替える手間: 図面原紙を棚から探し出したり、更新のたびに差し替えたりする作業が、担当者にとって大きな負担になっていました。
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分断された業務フロー: 作図データが図面管理システムから検図や承認プロセスへスムーズに連携されず、工程が分断されることで無駄な負荷が生じていました。
これらの課題は、多くの企業で耳にする「あるある」な悩みではないでしょうか。業務効率化のためには、この分断されたフローを繋ぎ、紙から脱却するワークフロー基盤の構築が急務だったのです。
「Create!Webフロー」がもたらした驚きの変化
「Create!Webフロー Cloud」の導入により、ウエットマスター株式会社の図面管理における承認業務は劇的に効率化されました。その効果は、具体的な数字として現れています。
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承認がスピーディーに: 紙原本での手書きサインが不要になり、承認者が席を外していてもオンラインで対応可能に。これにより、承認待ちによる業務の停滞が大幅に解消されました。
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常に最新の情報共有: 図面がPDF化されクラウドで共有されるようになったため、常に最新版の図面を参照できます。旧版の混入といった不安も解消され、安心して業務を進められるようになりました。
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年間600時間の工数削減を実現: 図面管理システムとのAPI連携により、作図・承認・保管の一連の流れが自動化されました。これにより、3部門でなんと年間約600時間もの工数削減が実現したのです。これは、単純な時間削減だけでなく、従業員がより創造的な業務に集中できるようになったことを意味します。
「Create!Webフロー」とは？
「Create!Webフロー」は、稟議書や見積書、経費精算書など、これまで紙で運用されてきた申請・承認業務を電子化するためのワークフローシステムです。2004年の提供開始以来、ペーパーレス化、プロセスの見える化、業務効率化を目的として、多くの企業で活用されてきました。
このシステムの大きな特長は、企業で長年使われてきた紙のレイアウトをそのまま画面上に再現できるフォーム設計機能です。これにより、新しいシステムに不慣れな方でも迷わず直感的に操作できるため、スムーズなデジタル移行をサポートします。
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導入を検討中のあなたへ：よくある質問と回答
ウエットマスター株式会社の事例を通して、多くの企業から寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。あなたの疑問もきっと解決するはずです。
Q1. 長年使っている紙の帳票やExcelのレイアウトをそのまま電子化できますか？
A. はい、可能です。「Create!Webフロー Cloud」は、紙やExcelで作成された帳票のレイアウトを画面上で再現できる柔軟なフォーム設計機能を備えています。既存の見た目を変えずに電子化できるため、従業員の方も抵抗なく移行できるでしょう。
Q2. 自社開発のシステムなど、既存の業務システムと連携できますか？
A. 対応しています。「Create!Webフロー Cloud」は、他のクラウドサービスや社内の業務システムなど、外部システムとの連携が可能です。これにより、既存の資産を活かしつつ、さらなる業務効率化が期待できます。
Q3. まずは一部門だけで試して、うまくいったら全社へ……といった段階的な導入はできますか？
A. 可能です。「Create!Webフロー Cloud」は、10ユーザーを最低契約数としているため、部門単位や業務単位でのスモールスタートにも適しています。実運用に合わせて1ユーザー単位で追加できるため、安心して導入を進められます。
まとめ
ウエットマスター株式会社の事例は、紙の申請・承認業務が抱える課題を電子化することで、いかに大きな効果が得られるかを示しています。年間600時間もの工数削減は、単なるコストカット以上の価値を生み出し、従業員の働き方や企業の生産性向上に直結します。
もしあなたの会社でも、紙の書類に悩まされているなら、「Create!Webフロー」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。このシステムが、あなたの会社の業務をよりスムーズに、より生産的に変えるきっかけになるかもしれません。
